Vacature Administratief medewerker

Collegium Vocale Gent is op korte termijn op zoek naar een administratieve medewerker om het team te ondersteunen en versterken. Wil jij graag onze nieuwe collega worden, lees dan gauw de vacature hieronder en neem contact op met ons!

Vacature : Allround administratief medewerker (junior profiel) m/v/x

Collegium Vocale Gent  werd in 1970 opgericht en is uitgegroeid tot een uiterst flexibel ensemble met een ruim repertoire uit verschillende stijlperiodes. Collegium Vocale Gent is actief in binnen- en buitenland en geniet de steun van de Vlaamse overheid en de Stad Gent.

Functieomschrijving

Jouw rol wordt de administratieve ondersteuning van het managementteam van Collegium Vocale Gent. In samenwerking met de verantwoordelijke voor het tourmanagement sta je in voor het vlotte verloop van de ongeveer 80 concerten per jaar in binnen- en buitenland. Daarnaast sta je mee in voor de meticuleuze opvolging de personeelsadministratie en een deel van de boekhouding, dit alles in samenspraak met de zakelijke coördinator en de manager.

Je wordt een belangrijke schakel in een klein en hecht team en krijgt de kans om mee te bouwen aan het programma van een gerenommeerd ensemble met internationale uitstraling.

Takenpakket

Tourmanagement assistentie:

• Productionele voorbereiding tournees in samenspraak met de tourmanager (hotels, catering, transport)
• Boeken van reizen artiesten en andere medewerkers (trein, vliegtuig, bus etc )
• Administratieve voorbereiding internationale tournees (attesten, vergunningen, douaneformaliteiten, etc)

Administratieve ondersteuning voor het hele team

• Administratie en opvolging contracten partners en sponsors
• Financiële rapportering: assistentie boekhouding en facturatie
• Allerhande administratieve ondersteuning
• Research en aankoop props en materiaal

Sociale Media

• Opvolging van de verschillende kanalen in samenspraak met de manager

Collegium Vocale Gent is een kleine en dynamische organisatie met een multidisciplinaire personeelsinzet. We verwachten van alle medewerkers dat zij, vanuit een 360° blik, meewerken aan taken die de eigen verantwoordelijkheid binnen het takenpakket overstijgen. Rekening houdend met achtergrond, opleiding en interesse kan het takenpakket aangepast worden in onderling overleg en waar de organisatie dit toelaat.

 

Profiel:

• Je bent leergierig, stressbestendig en oplossingsgericht.
• Je werkt zelfstandig, planmatig en nauwgezet.
• Je bent een vlotte communicator en werkt graag in een klein team.
• Je bent bereid om flexibel en soms op onregelmatige tijden te werken.
• Je hebt er geen probleem mee om soms alleen op kantoor te zijn als je collega’s mee op tournee zijn.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
• Je hebt minimum een bachelor-diploma en idealiter was je al actief in de podiumkunsten.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands (voertaal), Engels en Frans. Duits is een meerwaarde.
• Je bent geboeid door cultuur en in het bijzonder door klassieke muziek
• Je kan vlot overweg met het Microsoft Office pakket (Outlook, Word, Excel)

Aanbod:

• Boeiende en gevarieerde job in een internationaal ensemble
• Je werkt vanuit ons kantoor in centrum Gent, Drongenhof 42. Work@home kan uitzonderlijk.
• Deeltijds contract op basis van 75% – Flexibiliteit in werkuren.
• Loon cf barema’s pc 304 (podiumkunsten, categorie B) + maaltijdcheques.

 

Indiensttreding: zo snel mogelijk en uiterlijk juni 2024

Interesse: Bezorg ons jouw kandidatuur (motivatie + cv) via sophie@collegiumvocale.com ten laatste op 29 april 2024.

Bij vragen: contacteer manager Sophie Cocquyt via mail of op 0477449990.